Quiet hiring – jak nowy trend w HR zmieni miejsca pracy?

Ten artykuł przeczytasz w: 7 minut

Quiet hiring to kolejny buzzword w HR. Zjawisko, które rozlewa się na rynku coraz mocniej, angażując zarówno pracodawców jak i pracowników. Według znaczącej ilości ekspertów, a ja się z nimi zgadzam, będzie to kluczowy trend w HR w 2023 roku. W USA, ale do Europy, w tym Polski, także dojdzie. Z pewnym opóźnieniem, sprawdzony w boju. Co to jest quiet hiring, na czym polega quiet hiring i dlaczego Twoja firma powinna się na to zjawisko przygotować?

Co to jest quiet hiring?

Quiet hiring, definicja tego zjawiska, polega na „cichym zatrudnianiu” pracowników do nowych zadań. To w praktyce dokładanie zadań już zatrudnionym ludziom po to, aby nie przeprowadzać dodatkowej rekrutacji. W ten sposób firma stara się pokryć luki kompetencyjne, powierzając zadania ludziom, których stanowisko lub dotychczasowy zakres obowiązków nie wskazywały na to, że powinny je wykonywać. To także przesuwanie pracowników z jednego działu do drugiego po to, aby wypełnić oczekiwane cele.

Jest to kolejne, po quiet quitting, nowoczesne zjawisko w HR, mające jednak zupełnie inne od niego znaczenie.

Na czym polega quiet hiring?

Powiedzmy, że firma potrzebuje przerobienia określonej liczby danych i zbudowania na ich bazie modeli. Szacuje, że potrzebuje do tego trzech nowych analityków. Ich zatrudnienie, według badań, może potrwać nawet dziewięć lub nawet dziesięć miesięcy, co oznacza brak możliwości wykonania zadania. W tym celu firma „pożycza” analityka z działu HR, drugiego z marketingu i trzeciego z jakiegoś innego działu. Dołączeni do projektu pracownicy będą częścią zespołu (być może nawet świeżo uformowanego) do momentu zakończenia zadania, a potem wrócą do swoich obowiązków.

W praktyce quiet hiring nie jest niczym nowym. To po prostu buzzword, który zyskał na znaczeniu w czasach wysokiej inflacji i wysokich kosztów agencji rekrutacyjnych, idących w tysiące dolarów lub euro. Takie „zatrudnianie” od lat praktykuje na przykład firma Valve, producent i wydawca gier wideo, oraz właściciel największego cyfrowego sklepu z grami na PC, Steam. W tej firmie pracownicy mają nawet biurka na kółkach po to, aby płynnie przemieszczali się po biurze i dołączali do zespołów, które akurat ich najbardziej potrzebują lub których oni sami chcą stać się na kilka miesięcy częścią. To fantastyczny element bardzo dojrzałej kultury firmowej, godny opisania w culture booku.

Cała idea quiet hiring polega na tym, że każda firma ma na pokładzie dużą pulę talentów i trzeba zdecydować, które z tych talentów przydadzą się najbardziej w danym miejscu i momencie.

Jakie są przyczyny quite hiring?

Pozostańmy na chwilę przy Stanach Zjednoczonych. Od kilku lat, a trend ten nadal trwa w 2023 roku, mamy do czynienia ze zjawiskiem Great Resignation, czyli masowego rzucania pracy przed siłę roboczą. Rezygnują nie tylko wykwalifikowani specjaliści, chociaż oni naturalnie wiodą prym. Odchodzą ludzie zmęczeni, sfrustrowani, niezadowoleni z procesów mających miejsce w firmach. Nie są zainteresowani bezsensownością wykonywanych zadań, brakiem idei przewodniej stojącej za taskami (wizja i misja firmy, długofalowa strategia, etc.). To jedna z przyczyn. Trend ten dociera także do Europy, gdzie pokolenie Z nie chce wykonywać pracy, w którą zwyczajnie nie wierzy. Pojawiają się więc braki kadrowe.

Kolejnym powodem jest kryzys ekonomiczny i zamrożone budżety na zatrudnianie nowych pracowników. Kryzys związany z Covid19, a potem spowolnienie gospodarcze w związku z perturbacjami wojennymi i zerwanymi łańcuchami dostaw oraz zwiększonymi kosztami spowodował, że część firm woli postępować zachowawczo. Szukają kompetencji bardziej wewnątrz niż na zewnątrz organizacji.

Kolejnym powodem jest chęć wymiany kompetencji w firmie i nabywanie nowych umiejętności przez perspektywicznych pracowników, którzy mogą uczyć się od tych bardziej doświadczonych. Przy okazji, przynajmniej w niektórych przypadkach, może też tutaj następować mentoring odwrócony, co także przynosi konkretne korzyści.

W kontekście quiet hiring warto też pamiętać o management 3.0 czyli sytuacji, w której pracownicy są samodzielni i każdy z nich odpowiada, na swoim odcinku, za wyniki całego przedsiębiorstwa.

Jak quiet hiring pomaga pracodawcom i pracownikom?

Jeśli zastanawiasz się na czym polega quiet hiring w praktyce, to warto w nim zauważyć obopólne korzyści.

Od strony firmy wygląda to tak, że ma natychmiastowy dostęp do brakujących kompetencji w danym dziale. Przesuwa pracowników między działami i projektami i łata luki kompetencyjne. Oszczędza też na kosztach drogich rekrutacji.

Pracownicy z kolei podnoszą kompetencje. Uczą się od innych, a w oczach pracodawcy stają się, jeśli nie niezastąpieni, to przynajmniej bardzo dobrzy. Rosną ich „akcje wewnętrzne”, co w przyszłości może być dobrym argumentem w trakcie rozmów o podwyżce. Nie wypalają się też zbyt szybko – quiet hiring oferuje im możliwość choćby i chwilowej zmiany otoczenia, poznania nowych ludzi w firmie. Także projektów i narzędzi, więc tym bardziej zwiększają swoje kompetencje. Jest to tak zwany „upskilling”.

Czy quiet hiring może być długofalową strategią?

I tak i nie. Na krótszą metę da się w ten sposób łatać luki kompetencyjne i mieć alternatywę dla rekrutacji i sourcingu. Pula kompetencji wewnętrznych w firmie nie jest jednak nieskończona.

Nie ma ludzi, którzy wiedzą i potrafią wszystko. Poza tym pracownicy, nawet rotowani, z czasem się jednak wypalają. Do tego dochodzi kwestia zmęczenia materiału i perspektywy – jeśli w firmie coś idzie nie tak, brakuje świeżego spojrzenia, które jest w stanie odmienić projekt lub wręcz całą strategię firmy.

Nieważne czy chodzi o kwestie produkcyjne, sprzedaż, marketing, czy jakikolwiek inny dział. Wcześniej czy później trzeba będzie sięgnąć po kompetencje zewnętrzne i zatrudnić nowe osoby. Jeśli dobrze ułożysz procesy quiet hiring (a to też trzeba potrafić!) to możesz w ten sposób przetrwać kilkanaście, góra kilkadziesiąt miesięcy. Potem będziesz jednak potrzebować świeżej krwi, a do tego może przydać się strategia human resources.

Jak uniknąć pułapek?

Nie wszystko złoto, co się świeci. Oprócz limitowanego „okresu przydatności”, zjawisko quiet hiring wiąże się też z określonymi problemami.

Część pracowników może czuć się pomijana przy rotacji, a ich kompetencje niedoceniane lub nawet kompletnie niezauważone. To niestety częsty przypadek w firmach, które mają ustanowione procesy i znajdują się w tak zwanych „koleinach poznawczych” lub „bańkach”. Stawiają na wąskie grono sprawdzonych i przede wszystkim zaufanych pracowników, nie dopuszczając do głosu osób, których kompetencje często są większe niż osób znajdujących się w gronie „wewnętrznego kręgu”. Dobrym przypadkiem jest tutaj głośny case CD Projekt Red. Proces produkcyjny (tak zwane piekło developerskie) przy produkcji ich gier szeroko opisywał w Polsce vortal Spider’s Web+. Który, nawiasem mówiąc, odkrył dla szerokiego grona odbiorców tylko to, co było znane „branżowej Polsce” od lat i co nie wychodziło na wierzch z powodów prawnych lub towarzysko-biznesowych.

Drugi problem może dotyczyć kwestii samego obciążenia dodatkowymi kompetencjami. Przez niektóre osoby może być odbierane jako próba wykorzystania pracowników. 120% obciążenia bez zatrudniania nowych mocy przerobowych. Tutaj możesz narazić się na zarzuty nadmiernych oszczędności kosztem czasu i zdrowia pracowników. Tym bardziej, jeśli tym najbardziej zdolnym (i często mocno zajętym) dołożysz dodatkowych zadań.

Ostatni problem może pojawić się wtedy, jeśli pracownicy nie będą znali powodów, dla których w ogóle uruchamiany jest problem quiet hiring. Nie będą znali przyczyn, a także będą obawiali się o swoje miejsca pracy.

Jak poradzić sobie z wymienionymi wyzwaniami?

• Uruchom w firmie szeroko zakrojoną, wewnętrzną kampanię informacyjną. Powiedz ludziom, dlaczego w ogóle uruchamiasz program. Jakie są cele, jakie problemy chcesz rozwiązać?

• Zapewnij, że quiet hiring nie jest wstępem do zwolnień. Niektórzy będą tak myśleć, nie pozwól na to i rozwiej wątpliwości.

• Otwórz się na kompetencje pracowników spoza swojej „żelaznej gwardii”. Jeśli masz większą firmę i zarządzasz więcej niż 200 osobami, pozwól swoim managerom zidentyfikować najbardziej perspektywiczne osoby, które są w stanie „przeskoczyć” do innych projektów. Oraz takie, które mogą dostać większą ilość obowiązków, bez nadmiernego ich obciążania.

• Wprowadź wewnętrzne warsztaty firmowe i rozwój kompetencji. Wdrożenie quiet hiring jest świetną okazją do tego, aby nie tylko zwiększyć ilość wykonywanych zadań, ale także podnieść kompetencje zespołu. Zamrożenie rekrutacji nie musi oznaczać braku podnoszenia umiejętności najbardziej obiecujących lub zasłużonych osób. Tutaj mogą pomóc szkolenia dla firm.

Podsumowanie

Kluczowy dla powodzenia procesu quiet hiring jest tak zwany framing, czyli dopasowanie konkretnych osób do konkretnych, skrojonych dla nich zadań. Nie sztuką jest po prostu powiedzieć: „od dzisiaj pracujemy więcej” lub rozdysponować dodatkowe taski między poszczególnych członków zespołu. To nie zadziała. Ważne jest kto, co i przede wszystkim, dlaczego dostaje. Każdy pracownik ma swoje słabe i silne strony. Musisz je zidentyfikować i tych mocnych użyć w odpowiedni sposób.

Musisz też zadbać o motywację pracowników. Nie każdy z radością przywita nowy zestaw zadań, nawet, jeśli będą się z tym wiązały pochwały i docenienie przy kolejnych projektach, a nawet podwyżki. Ludzie muszą znać cel wprowadzanych zmian w firmie i potraktować je osobiście – identyfikować się z sytuacją i w duchu Management 3.0 potraktować jako okazję, wyzwanie.

Jeśli nie wiesz jak skutecznie przeprowadzić w firmie proces quiet hiring lub masz inne wyzwania, pomocą służą konsultacje biznesowe. Odezwij się – razem na pewno zdziałamy wiele.