Co to jest Scrumban i jak pomaga w zarządzaniu projektami?

Ten artykuł przeczytasz w: 5 minut

Nieprzewidywalność i zarządzanie zmianą to jedne z najważniejszych kwestii, z którymi mierzą się dzisiaj specjaliści od zarządzania projektami. Pomóc w tym może Scrumban – kombo, którego możesz używać podczas swojej codziennej pracy w Agile. Zarządzanie projektami w Scrumban pomaga szybciej dostarczać projekty na rynek i sprawniej działać w wymagających realiach rynkowych. Z tego artykułu dowiesz się w jaki sposób.

Zmieniające się oczekiwania klienta, który nie do końca wie czego chce albo poważnie modyfikuje założenia po tak zwanej „discovery phase” produktu cyfrowego.  Nieprzewidziane okoliczności jak stagnacja na rynku IT w 2023 i 2024 roku oraz masowe wręcz zwolnienia na całym świecie. Wdzierająca się przebojem na salony sztuczna inteligencja i często wręcz konieczność dostosowywania projektów właśnie pod nią, lub tworzenie modułów AI.

To wszystko sprawia, że czasem ciężko się w tym wszystkim odnaleźć, odpowiednio szybko przestawić projekt na nowe tory lub wręcz zmienić jego zakres. Z pomocą przychodzi Scrumban i jego narzędzia. Dlaczego warto korzystać ze Scrumban?

Co to jest Scrumban?

To hybryda Scruma i Kanbana. Jej celem jest przejście zespołu na bardziej zwinny cel pracy, umożliwienie szybszego dostarczania produktu na rynek i pozbycie się nieużywanych elementów zarządzania projektami.

Scrumban jest metodą hybrydową, która pozwala na kontynuację pracy w już znanych metodologiach, przy jednoczesnym używaniu najlepszych praktyk Lean oraz Agile. Zarządzanie projektami Scrumban pozwala porzucić regularne planowanie pracy i wdrażać je tylko wtedy, kiedy jest to konieczne. To hybryda, która nie narzuca odgórnie ograniczenia czasu sprintu do 1 – 4 tygodni. Proces produkcji może tutaj trwać tak długo, jak jest to zdaniem zespołu niezbędne do dowiezienia odpowiednich wyników.

Z perspektywy projektu, jego zakończenie to koniec pracy. Dla większości firm koniec to jednak dopiero początek. Produkty tworzone są tak, by mogły przynosić efekty i być odpowiednio modyfikowane „down the road”, w miarę dojrzewania produktu na rynku. To oznacza nieustanną adaptację, korekty, wycofywanie nieprzydatnych funkcjonalności, ich modyfikowanie lub wdrażanie całkowicie nowych.

To tak zwane przejście od rozwoju projektu do jego utrzymania. Wtedy cały zespół pracuje na innych obrotach i koncentruje się na innych zadaniach. I to właśnie tutaj najsensowniej jest wdrożyć Scrumban.

Zarządzanie projektami w Scrumban z perspektywy korzyści

Kluczowe zalety Scrumban są następujące:

• wyższa jakość pracy nad projektami
• podejmowanie decyzji na czas
• większa prędkość przetwarzania informacji wewnątrz projektu i danych rynkowych
• zminimalizowanie strat
• na bieżąco ulepszane procesy
• większe zgranie w zespołach

Nie sposób przecenić tych korzyści. Środowisko biznesowe staje się coraz bardziej podatne nie tylko na klasyczne fluktuacje, ale także na „czarne łabędzie”. To wydarzenia, które nadchodzą niespodziewanie i ciężko tak od razu się w nich odnaleźć. Dobrym przykładem może być naturalnie COVID-19, ale w praktyce do takich zjawisk dochodziło już wcześniej. By wymienić tylko prohibicję, czy kryzys paliwowy lat ’70.

Właśnie dlatego zarządzanie projektami w Scrumban może okazać się zbawienne. A już na pewno pomocne.

Czym się różni Scrumban od Kanbana?

Generalnie na tablicy Scrumbana przepływ pracy jest podzielony na większą ilość etapów niż w klasycznym Kanbanie. Wynika to z tego, że dzięki Scrumbanowi mamy podejście oparte na bardziej stopniowym charakterze procesu zarządzania.

Co prawda zespół pracuje cały czas, ale tablica Scrumbana zawiera etap nazwany „sprint” i oddzielne „user stories”. Dzięki temu możliwe jest patrzenie na postępy związane z konkretną historią użytkownika lub bieżącym sprintem.

Kolejną różnicą jest priorytetyzacja zadań. Specjaliści pracujący w Scrumban mają większe możliwości w ustalaniu priorytetów w kolumnach. Zespoły pracujący w klasycznym Kanbanie muszą się natomiast trzymać zasady first in – first out (FIFO).

Role w Scrumbanie są też niezdefiniowane. Istotny jest zespół i kluczowe role, takie jak Product Manager. Reszta to takie free for all.

Codzienny standup jako spotkanie jest wymagane, ale cała reszta spotkań jest dowolna. Zespół definiuje sobie taką ich liczbę, jaka jest potrzebna do wykonania projektu.

Co ciekawe, nie jest wymagany ani wykres spalania, ani nawet śledzenie prędkości postępu projektu. Zespół koncentruje się na tablicy Kanban i na usuwaniu wąskich gardeł w trakcie pracy.

Jak korzystać ze Scrumban?

No dobrze, ale przydałoby się jeszcze to jakoś skutecznie zaimplementować.  I tutaj przychodzi z pomocą krótka checklista tego, co można zrobić.

• Rzuć okiem na swój aktualny proces. Nie chodzi o to, by projektować w tym momencie swój idealny proces i widzieć go takim, jakim powinien być. Chodzi raczej o to, żeby ujrzeć go takim, jakim jest w danej chwili. Zastanów się co w jego ramach tak naprawdę robisz. Tylko wtedy będziesz mógł go usprawnić.

• Zdefiniuj limity WIP. Limit work-in-progress (WIP) to liczba tasków, jakimi maksymalnie w danym momencie może zajmować się Twój zespół. W Kanbanie istnieje zasada, którą można, a nawet wypada, przenieść do Scrumbana. „Stop starting, start finishing” oznacza, że zespół powinien przestać dorzucać sobie na tablicę nowe zadania (a już tym bardziej je zaczynać) dopóki nie skończy tych, które cały czas są „ongoing”.

To oznacza, że nie tylko łatwiej śledzić progres, ale przede wszystkim łatwiej jest dostarczać. Znacznie prościej pracuje się mając świadomość, że na każdą osobę w teamie przypadają 2-3 większe zadania a reszta znajduje się w backlogu, niż gdyby tych zadań miało być 5 – 10. Truizm, ale tylko pozornie.

Limitowanie ilości zadań na osobę sprawia, że znacznie łatwiej ogarniać ilość obowiązków. Ma to też korzyść czysto psychologiczną. Ludzie nie czują, że są przytłoczeni zadaniami i projekt jest żwawiej realizowany.

Limity WIP są przydatne, bo pozwalają na ograniczanie przemęczenia, unikanie opóźnień w projekcie, eliminują zbędny multitasking i pozwalają na większy focus, oraz zapobiegają wybijaniu z rytmu przez ciągłe zmienianie kontekstu zadań.

• Usprawnij metryki. Jedną z ważniejszych rzeczy w projekcie jest przemieszczanie się wartości dla klienta przez projekt. To, co team realnie dostarcza i co przekłada się na incrementy w danym sprincie. Istnieją cztery dobre metryki, które pozwolą Ci nad tym zapanować: czas cyklu, throughput, work-in-progress oraz team performance.

Podsumowanie

Dlaczego warto korzystać ze Scrumban? Bo to połączenie, które sprawdza się w praktyce. Zarządzanie projektami w Scrumban nierzadko jest bardziej efektywne niż w tradycyjnych metodykach. Czy jest dla Ciebie? To zależy od wielu zmiennych, a jedną z nich jest gotowość Twojego zespołu na zmiany i do pewnego stopnia, charakter prowadzonych projektów.

Jeśli nie wiesz czy jest to dla Ciebie, chętnie pomogę. Zapraszam na konsultacje biznesowe B2B w trakcie których rozwieję Twoje wątpliwości i pomogę dopasować optymalny sposób zarządzania Twoimi projektami. To na pewno pomoże Ci w skalowaniu biznesu.