Narzędzia rekrutacyjne, czyli jak usprawnić pracę działu HR

Ten artykuł przeczytasz w: 12 minut

Każda firma, i to z dowolnej branży, jest już teraz lub w niedalekiej przyszłości będzie, firmą technologiczną. Nie oznacza to naturalnie, że wszyscy muszą od razu produkować hardware lub software. Chodzi raczej o umiejętne wykorzystywanie technologii do wspomagania procesów biznesowych i podejmowania kluczowych decyzji. Rewolucja dotyczy także działów HR, w których narzędzia rekrutacyjne stają się powoli standardem. Czym jest „HR tech” i jak może Ci pomóc? Zapraszam do lektury szczegółowego tekstu. Polecę też kluczowe oprogramowanie z tego zakresu.

HR tech – narzędzia do przeprowadzania rekrutacji i selekcji

Oprogramowanie dla działu HR to nie tylko system do zbierania aplikacji i wysyłania autorespondera do kandydata z klasycznym „Dziękujemy, dostaliśmy aplikację, odezwiemy się do wybranych osób”. Dzisiejszy rynek oferuje znacznie więcej. Nie dotyczy wbrew pozorom tylko kandydatów do pracy, ale także pracowników, a nawet tych, którzy z firmą się już żegnają i są „na wylocie”.

Nowoczesne narzędzia HR wspierają pracę działu zasobów ludzkich od początku do końca. Dzięki nim można skutecznie:

• rekrutować
• przeprowadzać wstępną selekcję kandydatów
• przesyłać zadania rekrutacyjne
• kierować na dalsze rozmowy z wewnętrznymi specjalistami
• monitorować status aplikacji danego kandydata i całej ich puli
• zarządzać aktami osobowymi pracowników
• zarządzać procesami wypłat, urlopów i zwolnień chorobowych
• administrować newsletterami firmowymi
• budować i wspierać rozwój kultury firmowej
• wysyłać paczki onboardingowe i z okazji urodzin pracowników
• przeprowadzać offboarding i gromadzić feedback od odchodzących osób

Generalnie można powiedzieć, że HR tech można pogrupować w siedem głównych kategorii:

• Recruitment
• HR automation
• Human Capital Management System (HCMs), Payroll, Time & Communication
• Performance management
• Learning & development
• Wellbeing, rewards & benefits
• Engagement, feedback & recognition

Jak widać, tak zwany HR tech, czyli technologie wspierania działu kadr, są bardzo wszechstronne. Nie każde oprogramowanie pozwala na pełny wachlarz operacji, ale istnieją bardzo rozbudowane programy.

Warto pamiętać, że nie istnieją uniwersalne narzędzia rekrutacyjne. Istnieją programy sprawdzające się lepiej w rekrutacji in-house. Inne bardziej przydadzą się w agencjach rekrutacyjnych. W przypadku wspierania kultury firmowej sporo zależy od stopnia rozproszenia geograficznego pracowników i typu urządzeń, z których na co dzień korzystają. Czy istnieją tu pracownicy używający służbowych telefonów komórkowych, tabletów, laptopów? Narzędzia ATS (od Applicant Tracking System) najlepiej sprawdzą się w tych firmach, które mają jasno zdefiniowane potrzeby i są świadome ich możliwości. Narzędzia do screeningu trzeba po prostu dopasować.

Narzędzia rekrutacyjne powinny wspierać kluczowe procesy biznesowe

Nie bez powodu specjalistów HR nazywa się dzisiaj Business Partnerami. Odpowiadają oni nie tylko za rekrutację talentów, ale także za to, by praca tych osób przekładała się na wyniki biznesowe organizacji.

HR ma dzisiaj mnóstwo wyzwań. Wbrew pozorom to nie tylko rekrutacja. To także analityka danych, tworzenie i wspieranie kultury ciągłego zaangażowania, a nawet wykorzystywanie sztucznej inteligencji. To wszystko jest istotne, bo organizacje mierzą się dzisiaj z coraz bardziej poważnymi wyzwaniami. Takimi chociażby jak quiet quitting czy problemy z rekrutacją kandydatów pasywnych. Przy niekończących się iteracjach projektowych, wielu interesariuszach (często z cross-funkcjonalnych zespołów pracujących w innych działach i łączonych na potrzeby konkretnego projektu), utrzymanie koncentracji i motywacji w centrum uwagi każdego pracownika może być problematyczne.

Problematyczne są także dane; zwłaszcza w dużych zespołach. Zwłaszcza w sytuacji akwizycji, łączenia ze sobą ludzi, kompetencji, działów. Wtedy analityka predykcyjna i automatyzacja mogą poprawić nie tylko doświadczenie kandydata, ale także przewidzieć, w jakim okresie roku będzie brakowało rąk do pracy (z powodu urlopów czy L4). Posiadanie i rozwijanie kompetencji w zakresie People Analytics jest dzisiaj jednym z kluczowych zadań działów Human Resources. Narzędzia HR są w stanie w tym pomóc.

Z jednej strony firmy posiadają świadomość, że kwestia analityki danych jest dzisiaj bardzo istotna. Mało tego, coraz większa ilość kluczowych pracowników wie, że HR także może na tym skorzystać. Jednocześnie brakuje wiedzy jak zbierać dane i co na ich podstawie można wywnioskować. A także jak może to się w praktyce przełożyć na biznes.

Personalizacja – więcej niż trend

Jednym z kluczowych trendów we współczesnym biznesie, także jeśli chodzi o HR, jest personalizacja. HR tech to już dzisiaj nie tylko narzędzia rekrutacyjne, ale także oprogramowanie wspierające spersonalizowaną ofertę i zarządzanie benefitami pracowniczymi.

To, że „wszystkie firmy” mają karty sportowe, nic już dzisiaj nie znaczy. Po pierwsze – nieprawda, nie wszystkie. Wiele przedsiębiorstw wprowadziło takie karty na zasadzie „wszyscy mają”, po czym zlikwidowało po kwartale, bo nikt z nich nie korzystał. Nie dlatego, że nie były finansowane przez organizacje; często koszty były pokrywane w 100%. Po prostu – pracownicy mieli inne potrzeby i oczekiwania.

Osobiście znam przynajmniej kilka podmiotów, gdzie kadry kupiły popularne „Benefity”, a potem okazywało się, że abonament w sieci klinik dla zwierząt jest dla załogi ważniejszy.

Na kłopoty – AI

Ważnym tematem staje się także uwzględnianie kwestii firmowej odpowiedzialności społecznej (ESG) podczas wyboru i wdrażania rozwiązań benefitowych. Kwestię ESG jakoś przecież trzeba zaimplementować. Jakoś o nich załodze i potencjalnym nowym pracownikom opowiedzieć. Tutaj systemy ATS mocno się przydają. Nie tylko są w stanie pomóc w zaprojektowaniu odpowiedniego newslettera. Zwłaszcza, jeśli takie oprogramowanie jest wspierane przez AI.

AI (Artificial Intelligence, sztuczna inteligencja) na pewno nie zastąpi „pani kadrowej”. Może natomiast zautomatyzować procesy, które są żmudne i nie czarujmy się, po prostu nudne. To uwolni czas pracowników i powoli im się skupić na bardziej ambitnych taskach. Ręczne odpisywanie każdemu nie ma sensu, lepiej do tego użyć autorespondera. Automatyczne wstawianie ogłoszeń na popularne platformy także może zostać wykonane przez AI. Wysyłanie zgód na wcześniej zatwierdzone urlopy także. Tym wszystkim dzisiaj zajmują się kadry. Nie musi tego jednak robić człowiek.

Zastosowanie nowych technologii, w tym AI, w obszarze HR pozwoli na dołączenie tego działu do grupy działów firmowych, które budują organizację opartą między innymi na danych. A to jest dzisiaj jeden z kluczowych celów nowoczesnych przedsiębiorstw. Narzędzia rekrutacyjne oparte na AI to nie zagrożenie, a szansa. Owszem, nieumiejętne używanie AI i bezkrytyczne podejście do tego typu zagadnień nie jest dobrym pomysłem. Sztuczna inteligencja „spuszczona ze smyczy” może okazać się poważnym problemem. Dopóki jednak jest trzymana w ryzach, bardziej pomaga niż przeszkadza.

Narzędzia HR – kluczowe mity i jak je obalić

Poniżej znajdziesz popularne mity na ten temat. Oprogramowanie dla działu HR to nie jest wcale czarna magia. Nie jest także wyłącznie domeną korporacji. Przydaje się wszystkim i praktycznie w każdych okolicznościach. Jeśli jesteś szefem lub szefową działu Human Resources i czytasz ten artykuł, poniższe argumenty mogą Ci się przydać przy przekonaniu Twojego prezesa. Narzędzia rekrutacyjne to nie wydatek, to inwestycja.

Mit nr 1: HR tech jest opłacalny tylko dla korporacji. Jasne, im więcej ludzi w danym przedsiębiorstwie, tym większych zasobów trzeba, żeby na co dzień ich obsłużyć. Nie znaczy to jednak, że takie oprogramowanie nie przyda się także w średniej, a nawet w małej firmie. Po pierwsze – większość tego typu programów jest dzisiaj oferowana w miesięcznym modelu abonamentowym (software as a service – SaaS). Po drugie – cena zależy w dużej mierze od ilości pracowników. Jeśli masz na pokładzie 1000 osób, zapłacisz więcej niż firma mająca ich zaledwie 10. To pozwala skutecznie skalować biznes i dostosowywać narzędzia, a także koszty, do potrzeb.

W momencie, gdy firma będzie rosła (to dotyczy także ilości osób zatrudnionych w HR) wystarczy po prostu dodawać kolejne konta użytkownika. Dzięki temu masz wszystkie koszty pod kontrolą. W dodatku jesteś w stanie przewidzieć, ile to wszystko będzie kosztowało w najbliższych miesiącach. Ta uwaga dotyczy naturalnie znakomitej większości dzisiejszego software’u.

Mit nr 2: HR to nie IT, nikt tego nie obsłuży. Dawno minęły już czasy, gdy szeroko rozumiana informatyka była tylko dla wtajemniczonych specjalistów, tzw. „nerdów” (dzisiaj powiedzielibyśmy „geeków”). Nie tylko specjaliści korzystają z oprogramowania. Zaawansowana wiedza nie jest tutaj wymagana.

Współcześnie oprogramowanie, w tym także HR tech, jest tworzone we współpracy ze specjalistami z obszaru doświadczeń użytkownika (UX/UI/CX). Dzięki temu używanie takich aplikacji jest intuicyjne. Wszystkie opcje dostępne są w przejrzystym i łatwym do ogarnięcia panelu, a sam intefrace użytkownika jest prosty.

Mit nr 3: Narzędzia HR z AI eliminują z rynku rekruterów. Tutaj odpowiedź będzie bardzo krótka: nie 🙂 Powtarzam tutaj swoje osobiste zdanie, dzielone przez wielu specjalistów od zaawansowanej technologii – tak, sztuczna inteligencja może być zagrożeniem, ale w dłuższej perspektywie czasu. Na chwilę obecną aż 70% pracowników traktuje AI jako wsparcie.

Sztuczna inteligencja, tak samo jak narzędzia rekrutacyjne w ogóle, polegają bardziej na automatyzacji i tworzeniu środowiska dla większej wydajności. Nie zastąpią ludzkiej oceny, instynktu ani doświadczenia. Zarówno tego zawodowego, jak i życiowego.

Mit nr 4: HR tech eliminuje możliwość awansu dla specjalistów HR. „Jak już wdrożymy to całe HR tech, to my w tych kadrach będziemy sprowadzeni do roli administratorów systemu. Więc gdzie tu awans?” Co najmniej kilkukrotnie słyszałem podobne opinie. Tymczasem systemy HR mają zintegrowane ścieżki awansu zawodowego, które manager działu HR może przejść z pracownikiem i omówić w trakcie cyklicznych spotkań ewaluacyjnych. To samo dotyczy każdego innego pracownika w firmie.

Mit nr 5: Wdrożenie zbyt dużej ilości systemów w dziale zabija interakcje międzyludzkie i niszczy prywatność. Dział kadr to ludzie, emocje, rozmowa i interakcja. Jasne, że tak. I akurat w tym punkcie faktycznie widzę pewien problem.

Tak, zgadzam się, że HR tech może zabijać pewne relacje. Mało tego, wręcz rozleniwiać. Niejednokrotnie spotkałem się z sytuacją, gdzie kandydaci do pracy mieli pretensje, że firma szczycąca się „kulturą feedbacku” nie była w stanie odpowiedzieć kandydatowi, dlaczego nie został wybrany do dalszego etapu rekrutacji. Zamiast tego dostał on automatyczną, wcześniej zdefiniowaną formułkę. Powiedzmy sobie szczerze – to jest słabe. Nie mówiąc już nawet o sytuacji, gdzie działy kadr przeoczały naprawdę bardzo utalentowanych ludzi, bo nie posiadały w zespole odpowiednich kompetencji. To już problem merytoryczny. Tutaj kluczem jest odpowiedni balans i korzystanie z narzędzi jako przedłużenia naszych kompetencji, a nie czegoś, czym się wręcz wyręczamy.

Prywatność to natomiast drugi temat. Tutaj rozwiązaniem może być popularne uwierzytelnianie wieloskładnikowe.  Dzięki temu dostęp do wszelkich informacji będą miały tylko upoważnione osoby, co w kontekście RODO jest przecież bardzo istotne.

Jak i w jaki sposób wybrać skuteczne narzędzia rekrutacyjne?

Aby odpowiedzieć na to pytanie w pełni, warto mieć przygotowany plan. Taki może zapewnić strategia human resources. Co nie znaczy, że nie mogę Ci udzielić kilku wskazówek. Oto jak możesz do tego podejść:

1. Zmapuj listę potrzeb i oczekiwań. Dlaczego chcesz wdrożyć HR tech? Jakie potrzeby mają rozwiązywać narzędzia rekrutacyjne? W kolejnej sekcji tego artykułu zobaczysz (zwłaszcza w samym linku), że jedno nie równa się drugie. Niektóre programy służą wyłącznie do rekrutacji, a inne do gamifikacji, czyli budowania zaangażowania. Czego potrzebujesz? Może jednej platformy, a może kilku?
   
2. Musisz mieć wyliczone korzyści z implementacji rozwiązania. Twój szef lubi liczby, a bez liczb nawet tak dobra inwestycja to tylko wydatek. Policzone korzyści z wdrożenia narzędzia do zarządzania procesem rekrutacji to świetny argument na klasyczne „do tej pory działaliśmy bez tego i było dobrze” lub „jesteśmy za małą firmą, żeby za to płacić”.
   
3. Wybór odpowiedniego narzędzia to głęboki research, a nie proste porównanie.  Możesz uruchomić w przeglądarce dowolną liczbę kart z platformami HR tech, ale proste porównanie funkcjonalności może nie wystarczyć. Jasne, to podstawa. Ale czy każdą platformę będziesz w stanie, jako pracownik działu kadr, uruchomić samodzielnie? Czy w niektórych przypadkach nie przyda się jednak czas zespołu IT (który pewnie trzeba będzie jeszcze rezerwować z wyprzedzeniem?). Czy wybrane przez Ciebie rozwiązanie łatwo zintegrować z czymś, co już masz albo planujesz mieć?
   
4. Systemy ATS to definicja procesu – także przy wdrożeniu. Tego typu platformy stale ewoluują. Są proste w użytkowaniu, ale jednak musisz się ich nauczyć. Inni pracownicy także. Konieczne jest wdrożenie. Trzeba to zaplanować. Trzeba poinformować pracowników, że od dzisiaj urlopy i chorobowe zaznaczamy w module, który jest oferowany przez dane rozwiązanie. Nie da się tak po prostu „wprowadzić HR tech na pokład”. Warto mieć w głowie proces implementacji i upowszechnienia (wewnętrznej reklamy) rozwiązania w całej firmie.
   
5. Regularna ewaluacja opłacalności to podstawa. W sytuacji, gdy płacisz za coś w abonamencie (także za usługi marketingowe na abonament), warto co jakiś czas wrócić do umowy i zobaczyć, jak bardzo to się opłaca. Może warto zmienić platformę? Może inna oferuje podobne, albo nawet bardziej zaawansowane rozwiązania?

Jaki system wybrać?

Najprostsza odpowiedź brzmi: taki, który podąża za wyzwaniami nowoczesnych organizacji. Który ewoluuje, oferując wciąż nowe funkcjonalności i pokrycie potrzeb biznesowych. A nieco bardziej konkretnie:

1. Taki, który jest dostępny zawsze i wszędzie. Czasami nawet i Ty, pracownik działu People, masz prawo wyjechać na workation, czyli połączenie pracy i wakacji. I co, na Malediwach albo Mazurach nie będziesz mieć dostępu do narzędzia? Musisz mieć. Upewnij się, że dostęp do platformy nie jest uzależniony od Twojej fizycznej lokalizacji, a weryfikacja dostępu do platformy od fizycznego dostępu do infrastruktury sprzętowej lub sieciowej Twojej firmy. Inaczej mówiąc: jeśli chcesz wprowadzić dwustopniową weryfikację tożsamości, to przez aplikację na smartfona, a nie dostęp do serwera firmy, który znajduje się za ścianą. Wybrany przez Ciebie HR tech musi to umożliwiać.
   
2. Taki, który umożliwia wybór tylko tych funkcjonalności, jakich potrzebujesz. Po co płacić za coś, czego nie używasz? W taki sposób skonstruowałem swoje własne usługi i abonamenty. Możesz mi płacić wg sztywnych trzech dostępnych opcji (planów), albo porozmawiać ze mną i wybrać to, czego potrzebujesz. Wtedy cena zostanie dostosowana do potrzeb. Tutaj powinno wyglądać to tak samo.
   
3. Taki, który ma wsparcie techniczne. Niby oczywista oczywistość, ale warto uważać i sprawdzać.  Przekierowanie przez pół świata, po to, aby porozmawiać z przysłowiowym Hindusem który w swoim call center niekoniecznie w pełni zna produkt i lokalną specyfikę klienta, niekoniecznie musi pomóc. Upewnij się, że wsparcie techniczne jest dostępne nie tylko przez maila, pracuje w sensownych godzinach i realnie jest w stanie rozwiązać problemy. Nawet wtedy, gdy Twój dział IT jest z różnych powodów niedostępny.
   
4. Taki, który automatyzuje Twoje działania. Wspominałem już o tym wyżej, więc teraz tylko krótko – im więcej masz pracy, tym możesz mieć jej mniej. Więc po co mieć więcej? 🙂
   
5. Taki, który wspiera współpracę między działem HR, a innymi zespołami w firmie. Pokażę to na przykładzie: w nowoczesną rekrutację nie jest zaangażowany tylko dział People. Dochodzą do tego także pracownicy działu, do którego dany kandydat ma być zatrudniony, internal domain experts, managerowie. Powinieneś mieć możliwość przesłania notatek po spotkaniu rekrutacyjnym do każdej z tych osób. Takie proste, a nadal nie zawsze na rynku spotykane.

Najpopularniejsze systemy ATS na rynku

Fundusz CVC Pracuj Ventures inwestujący w technologiczne spółki z branży HR, od dłuższego czasu publikuje „Subiektywną mapę polskiego HR tech – startupy i scaleupy”. To świetny sposób by dowiedzieć się, które firmy w tej chwili są weryfikowane przez rynek jako wiarygodne i przydatne biznesowo.

Lista HR tech znajduje się tutaj. Firmy podzielone są na wcześniej wymienione przeze mnie kategorie. Znajdziesz tutaj takie podmioty jak eRecruiter, Elevato, czy TRAFFIT. To zdecydowanie najpopularniejsze na polskim rynku narzędzia do rekrutacji pracowników.

Istnieją jednak także inne rozwiązania, jak na przykład mój Klient, DevAssist. Warto rozglądać się na rynku także za niszowymi, mniej oczywistymi wyborami. Czasami te najważniejsze narzędzia mogą utonąć w gąszczu najbardziej znanych firm.

TL;DR

Narzędzia rekrutacyjne to dzisiaj wręcz obowiązkowy element wyposażenia każdej nowoczesnej organizacji. Pomagają ogarnąć chaos, wybrać najlepszych pracowników, zarządzać ich czasem, motywować do działania. Systemy ATS są po to, by Ci pomóc. Tylko od Ciebie zależy, które wybierzesz.

Jeśli nie możesz się zdecydować lub potrzebujesz pomocy, chętnie pomogę Ci zoptymalizować procesy biznesowe. Razem przeskalujemy Twoją firmę.