Jak przygotować prezentację? [Case study]

Ten artykuł przeczytasz w: 7 minut

W ciągu ponad 20 lat pracy zawodowej szybko odkryłem, a kolejne lata tylko mnie w tym przekonaniu upewniały, że istnieją dwa rodzaje prezentacji. Takie, które po prostu trzeba zrobić z powodu polecenia służbowego i takie, które autentycznie coś zmieniają. Te pierwsze są przepełnione danymi, statystykami i suchymi faktami. Marnują czas i powodują, że długie i nieefektywne spotkania stają się jeszcze dłuższe i jeszcze bardziej nieefektywne. Te drugie przedstawiają wyzwanie i inspirują do znajdowania rozwiązania. Natomiast najlepsze prezentacje… nie mają formy prezentacji. Jeśli zastanawiasz się jak przygotować prezentacje by osiągać cele biznesowe, to ten artykuł jest dla Ciebie.

Spis treści

• Jak zrobić atrakcyjną prezentację?
  • Przygotuj się do „metody narracyjnej
  • Metoda Jeffa Bezosa rewolucjonizuje prezentacje
• Jak przygotować wystąpienie?
  • Jak przygotować się do takiej prezentacji?
• Dalsze kroki i moje szkolenia

Już tłumaczę o co chodzi. Specjalizuję się w pracy i obsłudze dla firm technologicznych i produktowych, więc siłą rzeczy widziałem już trochę prezentacji. Nawet takich tworzonych przez developerów (programistów), w których prezentowali rekomendowane przez siebie nowe narzędzie i które pokazywały, jak można skorzystać na przesiadce. Były dopieszczone do granic możliwości. Graficzne perełki, które stworzono w jednolitym stylu graficznym z użyciem rewelacyjnych szablonów. Stworzone z polotem, inteligentne, miejscami nawet udanie zabawne. Ale nawet one nie spełniają warunków nowoczesnej prezentacji. Takiej, którą będę Ci chciał polecić.

Jak zrobić atrakcyjną prezentację?

Przygotuj się do „metody narracyjnej”

Preferuję (zmodyfikowane, to ważne!) podejście Jeffa Bezosa z Amazona. On nie tworzy klasycznych prezentacji. Tworzy dokument pisany w taki sposób, aby przypominał informację prasową. Zamiast slajdów – notatki, które strukturą i tym co właściwie przekazują, przypominają informację prasową. Jeśli chcesz wiedzieć jak napisać prezentację, które autentycznie pomoże zespołowi, to zapomnij o tym, jak wyglądają tradycyjne prezentacje. Naprawdę, wyrzuć to z głowy.

Zamiast tego zastanów się co sprawia, że ludzie pociągają ze sobą innych ludzi. Potrafią przekonać króla do sfinansowania wyprawy na kilku statkach po to, żeby odkryć nowe lądy. Potrafią przekonać inwestora do zainwestowania w nową firmę. Czasem nawet dosłownie w ciągu kilkudziesięciosekundowej jazdy windą (tak zwane „elevator pitch”). Za każdym z tych sukcesów nie stoi nudna prezentacja w PowerPoint, lecz historia. To historia i emocje jakie w nas wywołuje sprawiają, że chcemy słuchać drugiego człowieka, chcemy z nim przebywać i mu ufać.

Teraz może Ci się zapalić lampka ostrzegawcza. Ale jak to? Jak przygotować prezentację, skoro firmy, łącznie z moją, potrzebują danych. Twardych liczb, które można przeanalizować, zrozumieć, zamienić w wiedzę i zastosować w praktyce. A ty mówisz o emocjach? O czymś nieuchwytnym, subiektywnym i kojarzącym się z decyzyjnym chaosem? Nie. Mówię o emocjach jako katalizatorze. Elemencie, który jest tylko narzędziem.

W prezentacjach Amazona także są dane. Zaprezentowane jednak w taki sposób, który premiuje holistyczne spojrzenie na problem i generuje chęć do nawiązania dyskusji. Przerzucania się argumentami. Rozwiązania problemu.

Metoda Jeffa Bezosa rewolucjonizuje prezentacje

Jeff Bezos wprowadził w swojej firmie metodę narracyjną, ponieważ widział dużą nieefektywność klasycznie rozumianej prezentacji. Jego metoda sprawia, że przygotowujący prezentację muszą mieć głębokie rozumienie tematu, na który się pisze. To wymaga zaangażowania, czasu i wysiłku, a nie przygotowania jakiejkolwiek prezentacji „na odczepnego”, tylko po to, aby mieć cokolwiek na spotkanie.

Bezos twierdzi (i ja się całkowicie z nim zgadzam!), że PowerPoint powinien być w firmach zakazany. Stosowanie tego oprogramowania (lub pokrewnego, chodzi wszak o ideę, nie konkretny program) powoduje spłaszczenie problemu i sprowadzenie go do liczb. Liczby pokazują tendencje, dają pewien obraz rzeczywistości, ale nie przybliżają do rozwiązania problemu. Liczby nie budują kontekstu sytuacyjnego, zamiast tego ograniczając się do suchych danych.

Doskonale widać to na przykładzie jednego z moich klientów. Firma po dekadzie działalności nadal nie miała działu marketingu. Moim zadaniem było go zbudować. Nikt w firmie nie posiadał kompetencji marketingowych, poziom świadomości był praktycznie żaden. Nikt w firmie nie rozumiał, na czym polegało SEO i dlaczego w ich konkretnej sytuacji trzeba było zastosować najpierw optymalizację strony www wyszukiwarkach, a nie działania SEM, czyli kampanie płatne.

Firma była tak mocno skupiona na liczbach, że nie była w stanie zmienić sposobu myślenia. Zastanawiali się jak zrobić dobrą prezentację, ale zaprzątały ich głównie liczby i dowody. Nieustannie twierdzili, że kampanie SEM to natychmiastowe i w dodatku mierzalne korzyści, natomiast SEO to niepewny, oddalony w czasie rezultat. Nie byli w stanie zrozumieć, że najpierw trzeba zbudować podstawy biznesu i widoczność, zamiast przepalać środki, na działania których nie można do końca poprawnie zoptymalizować (tak, płatne kampanie też muszą być optymalizowane w zgodzie z SEO!).

Tak się właśnie kończy zbytnie zapatrzenie w liczby. Liczby spłaszczają, a czasem nawet wypaczają problem. Tymczasem prezentacja narracyjna powinna być zrozumiała dla wszystkich.

Jak przygotować wystąpienie?

I teraz mamy dwa podejścia: stare autorstwa Bezosa i nowe, które po odejściu z Amazona zmodyfikował jeden z jego managerów. W starym podejściu każdy (!) przygotowuje notatkę mającą maksymalnie aż sześć stron a następnie spotkanie zaczyna się 30 minutami ciszy w trakcie której ludzie czytają to, co przygotowali inni. Dopiero wtedy zaczyna się omawianie problemu.

W nowej wersji tej metody, moim zdaniem lepszej, notatki przygotowywane są w taki sposób, jakby do firmy napisał zadowolony klient. Dziękuje w tym liście firmie za to jak produkt zmienił jego życie. Jak na niego wpłynął, do czego ten produkt jest wykorzystywany, w jakich sytuacjach i kiedy. To pomoże nie tylko zaprojektować produkt w pierwszej fazie jego istnienia, ale także usprawniać jego kolejne modele w trakcie życia produktu pierwszej wersji. To w końcu pomoże Ci także zrozumieć, jak myśli i czuje klient oraz co jest dla niego ważne.

Jak przygotować się do takiej prezentacji?

• Myśl jak klient. Skoncentrowanie się na kliencie i jego potrzebach jest kluczowe. Nie tyle do przygotowania prezentacji, to samo w sobie jest przecież tylko kolejnym narzędziem. I koniecznie trzeba o tym pamiętać, bo inaczej z trybu „koncentracja na liczbach” przejdziemy do „koncentracji na narracji”, popełniając kolejny błąd. Nie o to chodzi.

Całość prezentacji powinna być przygotowana w taki sposób, aby cały zespół miał świadomość tego co jest ważne w produkcie. Jakie są jego mocne i słabe strony, jak produkt jest używany i do czego.

• Pisz zrozumiale. 2+2=4. Rozumie to każdy, więc klasyczną prezentację z przedstawieniem liczbowym powinien zrozumieć każdy z członków zespołu. Ile firma zarobiła, dlaczego w niektórych obszarach mogła więcej, skąd się biorą wyliczenia. Ta sama zasada obowiązuje w „prezentacji narracyjnej”. Jak rozpocząć prezentację? Pisz zrozumiale, ludzkim językiem. Nie sil się na popisy sztuki oratorskiej, to nikogo w zespole nie zainteresuje, a wręcz przeciwnie. Skupiając się na kwiecistości języka (jeśli potrafisz pisać) zgubisz sens i będziesz kazał się ludziom koncentrować na tym jak dobrze przedstawiasz materiał zamiast na tym, czym jest ten materiał i dlaczego jest ważny.

Jeśli masz z tym trudność, wyobraź sobie klienta, który używa Twojego produktu od zaledwie kilku godzin, ale już widzi w nim realną wartość i rozwiązanie swoich problemów. W takiej sytuacji, na gorąco, nie będzie przecież pisał listu do firmy pełnego niesamowitych popisów językowych. Będzie raczej tworzył krótkie zdania, nacechowane emocjami. Będzie mówił, do czego ten produkt jest używany i dlaczego jest w jego życiu tak przydatny.

• Zapomnij o regule sześciu stron. Mogą być cztery, dwie albo jedna, jeśli uważasz to za stosowne.  Najważniejsza jest twoja indywidualna ocena sytuacji. Jeśli jesteś w stanie zmieścić się z notatką na jednej – niech będzie jedna.

Dalsze kroki i moje szkolenia

Metoda narracyjna, mimo że Jeff Bezos wdrożył ją w Amazonie już 1997 roku (!) nie jest jeszcze popularna. Nadal stosuje ją mało firm, a jeszcze mniej jej zmodyfikowaną wersję. Chętnie pomogę Ci zastosować ją w Twojej firmie. Optymalizacja procesów biznesowych i szkolenia z tym związane, to jeden z elementów mojej oferty.

Po prostu odezwij się i powiedz mi z jakim problemem mierzysz się w swojej organizacji. Być może spotkania są zbyt długie i nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Może po ich zamknięciu zespół nie jest w stanie wypracować dalszego kierunku działania albo podjąć satysfakcjonujących decyzji. A może produkty które opracowujesz, nie są wystarczająco dobrze przyjmowane przez klientów? To także może być kwestia niewłaściwie odbywanych spotkań i tworzonych prezentacji wewnętrznych.

Często jestem krytyczny wobec modelu przyjętego przez Amazona, a w swojej ofercie mam nawet proces wspierania sklepów internetowych które chcą konkurować z firmą. Nie znaczy to jednak, że nie doceniam zmysłu organizacyjnego Bezosa. Tak się składa, że wypracował on absolutnie unikatową w swoim czasie kulturę organizacyjną, która przynosi bardzo wymierne rezultaty. Nawet jeśli wydaje Ci się, że metoda ta jest dziwna, to chętnie pokażę Ci, że działa i wspomaga firmy w codziennej, a przede wszystkim długofalowej działalności.

Nie wiesz jak zrobić ciekawą prezentację, by osiągnąć sukces? Zgłoś się do mnie – pomogę w znacznie szerszym aspekcie!